Urusan stok memang sudah makanan hari2 saya. Kerjaan saya di TDB saat ini juga ya ngurusin stok, buat order finished goods ke pabrik, dan juga melayani orderan dari cabang2.
Paling ideal memang jika kita punya stok untuk semua SKU, per variant detil sampai warna dan ukurannya.
Dan stok ada adalah hasil dari order kita ke principal/ pabrik.
Kalau di sebuah perusahaan semua data2 untuk membuat orderan ke principal datanya sudah tersedia dalam bentuk database tinggal main tarik2an data saja. Dapat formulanya jadi deh berapa yang harus di order.
Kalau saya buat order untuk RUZIKA ya harus dicampur aduk antara data dan feeling he he he . Kendalanya saat ini semua data masih manual.
Sebetulnya sudah terpikirkan untuk membuat aplikasi kecil Inventory dan Sales untuk toko kita, tapi informasi yang kita terima dari pabrik saat ini juga masih manual. Label produk belum ada kodenya, kalaupun ada identifikasinya belum terperinci sampai detil baru ada nama modelnya saja, belum ada identifikasi sampai ke warna dan sizenya.
Padahal pengaruh warna dan ukuran sangat berperan terhadap kontribusi sales dan penting juga terhadap keberadaan stok tersebut berapa lama ada di toko kita. Jangan sampai kejadian warna2 yang kurang diminati stoknya menumpuk dibanding warna2 yang diminati.
Menyinggung sedikit ke rencana kita untuk buat aplikasi Sales and Inventory, tentunya sebelum beranjak kesana kita harus menyiapkan pengkodean untuk semua produk yang ada di toko kita, dan itu berarti menyiapkan kode untuk semua item dari berbagai pabrikan ??? lumayan juga perlu waktu harus disiapkan semua dari Hulu ke Hillir.
Karena kalaupun itu kita jalankan sekarang, berarti semua stok on hand, produk yang akan di order, order yang akan datang dan diterima termasuk transaksi nota harian manual harus di entry ke sistem untuk mendapatkan laporan yang kita inginkan. Pertanyaanya siapa yang harus untuk entry ke sistem ?? Jawabannya pastilah ownernya kan komputernya ada dirumah, kalau udah gini tinggal tunjuk2an deh.
Terus terang saja rasanya kita udah kehabisan waktu, tapi apapun itu pepatah bilang "Tidak ada rotan akarpun berguna" alias "Tidak ada sistem manualpun jadilah !"
Balik lagi ke stok, selama ini saya membuat order ke principal tentu saja dengan memperhatikan stok on hand yang ada di semua toko saya saat itu. Biasanya tiap senin karyawan saya memberikan laporan hasil stok opname untuk satu brand yang memang penjualannya bagus sehingga diatas kerta saya bisa mengetahui item2 mana saja yang mulai menipis stoknya di masing2 toko.
Order ke principal biasanya saya buka sebulan sekali untuk bulan n+1 dan saya buat 1 minggu sebelum bulan n berakhir, dengan harapan barang yg kita order akan datang di awal bulan secara penuh.
Tetapi pada kenyataanya barang yg kita pesan tdk pernah 100% langsung kita terima bisa dlm jangka 3 X kirim dengan presentasi 70,20,10. Sebetulnya hal tsb bisa diminimalkan dengan memasukkan variabel kira2 selama periode 3x kirim itu stok on hand kita akan turun berapa % ?
Yang paling gampang pilih saja item2 yang fast moving/ paling laku pastilah dia akan lebih cepat berkurang dibanding yang slow moving/ kurang laku, buat saja angkanya 10-20%.
Tetapi kalau variabel tsb dimasukkan jumlah unit order kita akan muncul semakin besar, apalagi kalau kita mensyaratkan masing2 SKU harus punya satu bulan stok terhadap sales averagenya. Ujungnya kita butuh dana yang cukup besar.
Itu untuk satu brand, bagaimana dengan toko saya yang mejadi agen beberapa brand ? Uang modalnya harus di bagi bagi puyenggg juga euyyy.
Disatu sisi sebagai agen kita memang di tuntut menyediakan stok untuk semua SKU per variant produk yang di produksi oleh pabrik, tapi terkadang customer komplain jika satu produk yang dibutuhkan kebetulan kosong di toko kita.
Bisa saja produk yang dicari memang betul kosong karena beberapa item yang slow moving kita tidak sedia stok untuk 1 bulan, tapi terkadang ada keterlambatan kirim dari pabrik karena keterlambatan produksi.
Soundingnya toko kita di komplain tidak lengkap, tapi syukurlah kalau ada yang komplain seperti itu ke principal biasanya principal tahu permasalahannya dan bisa jawab sendiri karena record order kita mereka pegang dan tahu kenapa barang kosong di toko kita.
Pengalaman lebaran tahun lalu, saya sampai geleng2 kepala, padahal saya sudah antisipasi mencicil buffer tiga bulan sebelum bulan H, tapi rupanya para sub-agen saya juga melakukan hal yang sama. Ujung2nya buffer saya yang sudah dicicil ke sedot juga.
Rasanya kami harus cari investor musiman deh untuk mensubsidi dana extra persiapan stok menjelang idul fitri tahun ini. Kalau ada yang berminat please japri aja yah he he nanti kita bicarakan mekanisme bagi hasilnya.
Tahun lalu saya hanya punya 2 brand unggulan (SIK dan RABBANI) tahun ini saya punya 4 brand unggulan (SIK, RABBANI, SWARNA, dan El ZOYA) dengan potensi market yang sangat besar.
Untuk demand bulan normal saja dari bulan ke bulan mengalami peningkatan sejalan bertambahnya para pelaku business / member2 baru.
Kelihatannya saya harus mulai coret2 untuk menghitung dan memikirkan bagaimana strategy stok dan order, berapa % kenaikannya untuk masing2 brand sampai ketemu berapa nilai rupiahnya. Paling tidak kita bisa tahu berapa % kenaikkan modal yang harus dipersiapkan.
Hmm bulan ini saja, order SIK clothing sudah mengalami kenaikkan > 50% dari rata2 order bulanan saya ke principal. Hal tersebut bisa juga disebabkan banyaknya muncul model2 baru, sehingga pesanan terus meningkat khususnya model baru tsb.
Yupp tetap Optimis, walaupun dengan segala keterbatasan tidak menjadi alasan untuk mendapatkan hasil yang optimal ! Cheers
